Aujourd’hui, vous n’avez plus besoin d’un bloc-notes pour planifier la gestion de vos projets. Un logiciel peut réaliser le planning à votre place. Il peut donc répartir les missions, calculer le temps de travail individuel ou encore gérer le budget… Tout dépend, en fait, de ce que vous souhaitez accomplir. Mais sachez qu’avec ce seul outil, vous pouvez organiser toutes ces tâches, parfois en quelques clics. Toutefois, face au nombre croissant de logiciels de planning, trouver le meilleur système peut devenir source de confusion. Pour vous aider à faire un bon choix, découvrez les critères à prendre en compte.
Choisir votre logiciel planning en fonction de son usage
Comme son nom l’indique, un logiciel planning permet à une entreprise de créer des plannings liés à ses ressources (humaines, matérielles). Grâce à ceux-ci, vous pouvez visualiser les différentes occupations affectées à vos équipes. Ce qui est bien plus efficace qu’un emploi du temps sur Excel. En outre, certains systèmes proposent une synchronisation à distance entre l’application sur ordinateur et vos appareils mobiles. Alors, pour profiter des meilleures options, portez attention au choix du produit. D’autant plus que tous les outils de planification ne répondent pas forcément à vos exigences. Pour trouver celui qui vous convient, tenez compte de son usage :
- Pour partager des rendez-vous avec vos collègues, misez sur un logiciel qui comporte la fonctionnalité « calendrier ». Ainsi, vos collaborateurs pourront consulter votre agenda et tous les événements à ne pas manquer. Avec la démocratisation des outils cloud, vous n’avez plus besoin d’une infrastructure compliquée pour accéder à ces paramètres basiques.
- Pour organiser vos projets, il vous faudra un logiciel destiné à leur gestion. Ce dernier doit pouvoir vous aider à attribuer des tâches à vos équipes, mais aussi à suivre leur avancement.
- Certaines entités préfèrent facturer leurs clients au temps passé (cabinets d’avocats, agences de publicité…). Autrement dit, celles-ci analysent le temps passé sur un projet et facturent cela au client concerné. Pour ce faire, elles doivent utiliser un outil qui permet de déclencher automatiquement la facturation.
Comme vous pouvez le constater, un logiciel de planning peut avoir plusieurs fonctions. Par conséquent, il va falloir bien définir vos besoins. Cela vous aidera à choisir plus facilement le système adapté.
Opter pour un logiciel de planning à fonctionnalités multiples
Pour gérer et organiser efficacement votre projet, préférez un logiciel de planning qui vous offre plusieurs fonctionnalités :
- Il doit mesurer la performance de vos équipes grâce à des indicateurs KPIs. Vous devez aussi avoir la possibilité de suivre l’avancement de leurs tâches en temps réel.
- Le logiciel de planning est un outil d’aide à la décision. Pour que ce soit le cas, il doit apporter une meilleure visibilité sur les différentes tâches composant votre projet. Ce qui est nécessaire pour anticiper les imprévus.
- Il doit également comporter un module de gestion du budget et de planification de divers types de ressources (humaines, matérielles…).
Tenir compte du caractère collaboratif
La gestion de projet exige une étroite collaboration entre différentes équipes. Il s’agit, en fait, d’un travail compliqué qui nécessite l’intervention de nombreux prestataires. Alors, pour favoriser la coopération entre toutes les parties prenantes, vous devez choisir un logiciel collaboratif. Celui-ci permet une communication facile et saine. C’est d’autant plus important pour harmoniser vos actions en interne.
Miser sur la simplicité d’utilisation
Tout le monde n’est pas forcément un expert en informatique. Un bon logiciel de planification doit donc être fluide, intuitif et facile à comprendre. Grâce à celui-ci, vous pouvez accéder à plusieurs fonctionnalités en quelques clics. Vous pouvez également associer vos actions à des codes couleurs afin de faciliter la gestion des tâches et du temps. De cette façon, vous distinguez les opérations en cours et celles déjà réalisées. Pour profiter de ces avantages, vérifiez bien l’ergonomie et la simplicité d’utilisation de votre logiciel planning.
Ces quelques lignes vous ont montré comment choisir un logiciel planning adapté à votre organisation. Grâce à celui-ci, vous allez fluidifier la gestion de vos projets, peu importe la distance entre vous et vos collaborateurs.
